Zeit für Planung nehmen und dadurch Zeit gewinnen
Wie oft hast Du das Gefühl, es ist alles zu viel? Den meisten Menschen geht das häufig so; Das Gefühl ständig erreichbarsein zu müssen (oder zu wollen), die vielen Nachrichten die permanent auf uns einströmen, die Verpflichtungen allen alles auf den sozialen Medien mitteilen zu müssen und und und.
Gerade dann ist es notwendig die eigenen Arbeiten und Aktivitäten zu organisieren. Denn wenn ich dies tue, fühle ich mich nicht hilflos, bin nicht dem Zufall oder dem Klingeln des Telefons ausgeliefert. Wie soll ich eine Aufgabe gut machen, wenn ich nicht meine volle Aufmerksamkeit auf sie lege? Deswegen ist eine Priorisierung so wichtig. Ich merke, dass ich selbst meine Tätigkeit steuere, dass ich Klarheit habe. Und selbst, wenn dann ein Vorgesetzter dazwischen funkt, kann ich diesem wenigstens direkt mitteilen, dass ich gerne seinem Wunsch nachkomme, dafür dann aber meine derzeitige Aufgabenbearbeitung liegen bleibt. Denn eine Strukturierung des Arbeitstages eine wichtige Massnahme zur besseren Stressbewältigung.
Das Eisenhower-Modell
Bewährt hat sich zur effektiven Priorisierung das Eisenhower-Modell. Dabei werden die zu erledigenden Aufgaben unterschieden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Da liegt nämlich ein entscheidender Unterschied zwischen diesen beiden Aspekten. Dringliche Aufgaben sind all die Tätigkeiten, die schnell erledigt werden müssen. Oft gibt es Fristen, oder ein Projekt kommt ansonsten ins Stocken. Auch hierbei ist zu beachten, dass Du entscheiden mußt, ob die Aufgabe gerade dringlich ist. Denn für Dein Gegenüber ist es natürlich immer dringend. (Selbst wenn er den Vorgang zwei Wochen hat schleifen lassen.) Und wichtig bedeutet, dass diese Aufgaben Deine volle Konzentration erfordern, weil Fehler eine große Auswirkung hätten. Also nichts, was Du nebenbei machen könntest.
A-Aufgaben sind wichtig und dringend, müssen also schnell und mit meiner vollen Aufmerksamkeit bearbeitet werden. Diese Aufgaben muss ich in meinen Tagesplan so einplanen, dass ich genug Ruhe und Konzentration für sie aufbringe. Also so, dass ich heute möglichst ungestört daran arbeiten kann.
Die B-Aufgaben sollte ich mir so terminieren, dass ich sie fristgerecht erledigen und gleichzeitig ungestört daran arbeiten kann. Denn sie sind zwar so wichtig, dass ich meine volle Aufmerksamkeit dafür brauche, aber nicht dringlich, also müssen sie nicht sofort erledigt werden. (Achtung, einen Zeitpuffer für Unvorhergesehenes einplanen.)
C-Aufgaben sind zwar dringend, erfordern aber nicht unbedingt mein Wissen, können also von anderen erledigt werden. Die C-Aufgaben sollte ich nach Möglichkeit an Mitarbeiter delegieren, die diese zeitnah bewältigen können. Denn sie fordern nicht mein Wissen, sondern können eventuell sogar von Praktikanten erledigt werden. (Bestellen von Druckerpatronen zum Beispiel.)
Die P-Aufgaben (P – steht für Papierkorb) sollte ich erst einmal liegen lassen und nur bearbeiten, wenn ich nichts anderes mehr zu tun habe, oder ihre Bearbeitung mir Freude macht, dann kann ich sie mir als Belohnung nach einer A-Aufgabe gönnen. (Zum Beispiel weil ich mir nach der Erledigung ein Telefonat mit einer netten Kollegin gönne.)
Wichtige Aufgaben nicht dann planen, wenn ich ein Tief habe
Ein anderer Ansatz geht von der persönlichen Leistungskurve aus. Wenn ich meinen Biorhythmus kenne und ihm entsprechend agiere, kann ich meine Kraft optimal ausnutzen. Dafür ist es notwendig, diesen zu visualisieren. Über den Zeitraum von einer oder auch zwei Wochen trage ich auf einer vorgefertigten Tabelle meine subjektive Leistungsfähigkeit ein. Fühle ich mich um 8 Uhr voller Energie dann schreibe ich eine 10 in das dazugehörige Feld. Fühle ich mich total erschöpft um 12 Uhr, dann trage ich dort eine 0 ein. Und so verfahre ich für jede Stunde oder auch alle zwei Stunden für jeden Tag und mein jeweilige Leistungsfähigkeit eine Ziffer zwischen 0 und 10. Nach Ablauf der ein oder zwei Wochen, übertrage ich diese Werte in einen Tagesplan und erhalte dadurch meinen Biorhythmus. Extreme Abweichungen ignoriere ich dabei, wenn diese durch besondere Umstände entstanden sind (Ärger, Überraschendes, Spannendes, …). Um meine Leistungskurse entsprechend zu beachten, gilt es bei der Einteilung meiner Arbeit herausfordernde Tätigkeiten dann zu terminieren, wenn ich besonders leistungsfähig bin. Pausen oder angenehme, nicht so fordernde Aufgaben nehme ich mir dann, wenn ich eher in einer Phase des Tiefs bin. So nutze ich meine Kraft entsprechend meines eigenen Biorhythmus.
Weitere Helfer
Natürlich gibt es noch ganz viele unterstützende Techniken, von der 5-Minuten-Fee über die Waschmaschine bis hin zur Kröte. Aber das würde den Rahmen dieses Blogs sprengen. Wichtig ist, dass Du einen Weg findest, Deine Arbeit zu organisieren. Dazu gehören auch Zeiten für die strategischen Planungen, die Vor- und Nachbereitung von Terminen und Ruhepausen. Sprich mich an, wenn Du Unterstützung brauchst. Ich wünsche Dir viel Spaß und Erfolg.
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